Las empresas de cobranzas deben entender y asumir que en su calidad de encargados, mandatarios o controladores de los datos personales que reciben, sin que le sean cedidos en propiedad, el tratamiento que realizan debe ajustarse al marco jurídico de la Ley N°19.628, y que la información nominativa referida a las cobranzas judiciales o extrajudiciales son DP no calificables de disponibles en fuentes públicas, salvo cuando consten en carpetas o sistemas de procesos judiciales.
Ellas además, deben considerar de especial relevancia, primero, el principio “de licitud y lealtad”, en cuya virtud los datos personales solo pueden tratarse de manera lícita y leal, debiendo ser capaces de acreditar la licitud del tratamiento que realizan. Del mismo modo, en cumplimiento del principio “de finalidad”, sólo los tratarán con fines específicos, explícitos y lícitos y limitándose al cumplimiento de los mismos. En tercer lugar, la información personal del deudor que sea gestionada, será siempre un tratamiento regido por la ley. Y en cuarto lugar, la entrega que se realiza a Empresas de cobranzas de la base de datos de clientes en situación de mora nunca sera cedida en propiedad sino en calidad de mero tenedor y con el único fin de asumir las gestiones de cobranza contratadas.
Por eso es que en este mercado los roles en materia de DP son los siguientes: (i) el de los responsables del tratamiento, (ii) el de los titulares, propietarios y deudores y (iii) el de los mandatarios o encargados del tratamiento de DP pero sólo para la cobranza.
En el texto nuevo de la ley N°19.628 entonces, se admite y regula con más detalle que en la actual la existencia de mandatarios que podrán las empresas de cobranza. En el texto aprobado para modificarla se les conceptualiza como terceros mandatarios, para aludir a la persona natural o jurídica que trata datos personales por cuenta del responsable de datos, y funcionarán como empresas intermediarias entre el acreedor y el deudor, sin tener titularidad de la deuda e intercediendo en representación del acreedor para poder cobrar al deudor.
Podrán ser sujetos pasivos de eventuales solicitudes de acceso directo por los deudores a pesar de actuar por cuenta de un acreedor que las contrata, y que si un titular (deudor) cuyos datos se pierden o usan de mala forma puede acudir directamente ante el encargado de tratamiento. El deudor afectado siempre tiene el derecho de saber cuándo y a quién se transfieren sus datos personales con motivo de una deuda y para el cobro de la misma.
Y por último, deberán realizar siempre el tratamiento de datos personales conforme al encargo y a las instrucciones que le imparte el responsable y acreedor de los deudores, quedando prohibido su tratamiento para un objeto distinto del convenido con el responsable, así como su cesión o entrega en los casos en que el responsable no lo haya autorizado de manera expresa y específicamente para cumplir con el objeto del encargo. Cumplida la prestación del servicio de cobranza y por ende el tratamiento que ello implica, los datos que obren en poder de Empresas de cobranzas serán suprimidos o anonimizados para fines estadísticos.
